Rollbeskrivning inom styrelsen Spoven

Rollbeskrivning för Ordförande inom samfällighetsföreningen Spoven

- Leda styrelsen.

- Sammankalla möten och stämmor.

- Delegera uppgifter.

- Kommunikatör med samfällighetens medlemmar.

- Driva medlemmarnas motioner, åsikter och ärenden.

- Ansvarig för utskick såsom Spovennytt, extrastämmor och annan viktig information.

Rollbeskrivning för Områdesansvarig inom samfällighetsföreningen Spoven

- Av styrelsen utsedd områdesansvarig för samfällighetsföreningen spoven.

- Medverka vid styrelsemöten.

- Kontaktperson för Etappchefer och boende inom etappen med avseede på gemensamma områden och byggnader.

- Tillse att, tillsammans med Etappchefer, gemensamma byggnader, lekplatser, grönområden m.m. underhålles.

- Ansvarig för komposteldning vår och höst samt sköta samordning om behov av åtgärd av kompostområde behöver utföras under övriga året.

- Införskaffa och tillhandahålla lampor i armaturer på gemensamhets-områden och på gemensamhetsgarage samt till samfällighetsarmaturer placerade på fastigheterna.

- Kontakta extern firma om behov av reparations- eller underhållsarbeten inom Spoven behöver utföras.

- Tillsammans med Etappchefer kontrollera lekutrustningar samt vid behov ordna underhåll eller reparation.

- Tillsammans med Etappchefer tillse att träd inom Spoven beskäres vid behov.

Rollbeskrivning för etappchefer inom samfällighetsföreningen Spoven

- Kontaktperson för boende inom etappen.

- Tillse att gemensamma byggnader, lekplatser, grönområden m.m. underhålles.

- Medverka vid styrelsemöten.

- Sköta fördelning av arbetsuppgifter vid städdagar och ev. andra tillfällen.

- Byta lampor i armaturer på gemensamhetsområden och på gemensamhetsgarage.

- Om möjligt utföra eller tillse att mindre reparationsarbeten inom etappen blir utförda.

- Kontakta styrelsen eller av styrelsen utsedd person för att få reparationsarbeten utförda.

- Kontakta, av styrelsen utsedd person, för att få rännstensbrunnar rensade när behov finnes.

- Kontrollera lekutrustning samt vid behov ordna underhåll.

- Tillse att EU-sand finnes i tillräcklig mängd vid lekredskapen.

- Tillse att tak och rännor på gemensamhetsgarage rensas minst varje höst.

- Tillse att träd inom etappen beskäres vid behov.

- Tillse att de så kallade ”tidningsförråden” eller ”Sandförråden” hålles i ordning.

Rollbeskrivning för Kassör

- Hantera och uppdatera medlemsregister.

- Skriva ut och se till att avier för medlemsavgifter kommer medlemmarna tillhanda inför varje kvartalsavgift.

- Kontrollera inbetalningar av medlemsavgifter samt leverera och hantera påminnelser.

- Driva eventuella ärenden hos kronofogdemyndigheten.

- Beräkna samt betala ut ersättning till styrelsen två gånger per år enligt föreningens årsstämma.

- Samla in information från etappchefer angående ersättning till medlem som hjälpt till med skötsel av samfällighetens ytor. Görs efter den årliga höststädningen.

- Beräkna samt betala ut ersättning till medlemar som hjälpt till med skötsel av samfällighetens ytor, hemsida eller liknande. Betalas ut i slutet av året.

- Beräkna och innehålla inkomstskatt för ersättningar.

- Beräkna, rapportera och betala in inkomstskatt till skatteverket samt leverera kontrolluppgift till medlemmar som erhållit ersättning.

- Beräkna, rapportera och betala in arbetsgivaravgifter till skatteverket.

- Sköta löpande bokföring av samfällighetens transaktioner.

- Genomföra årsbokslut och skapa Balans- och resultaträkning.

- Upprätta kommande års budget inför årsmöte.

- Löpande informera styrelsen om samfällighetens ekonomi.

- Ha regelbunden kontakt med samfällighetens kontaktperson på banken.

- Förvalta Samfällighetsföreningens olika kort- och långsiktiga placeringar.

- Utreda nya möjligheter för exempelvis betalningsmetoder av medlemsavgifter eller andra ekonomiska frågor.

- Tillsammans med styrelsen försöka hitta nya möjligheter till besparingar, exempelvis inköp av skrivare för billigare utskrifter.

- Delta i regelbundna styrelsemöten.

- Arkivera tidigare bokföringsår enligt gällande regler.

- Förvara gällande avtal, ex.vis. försäkrings-, el- och vattenavtal.

- Kontrollera inkomna leverantörsfakturor, alternativt erhålla attest från beställare i styrelsen.

- Betala leverantörsfakturor.

- Ha kontakt med samfällighetens revisor och genomföra en årlig revision tillsammans med denna.

Rollbeskrivning Sekreterare

- För protokoll på styrelsens möten.

- Delegerar uppgifter av styrelsen utsett.

Rollbeskrivning Suppleant

- Ersätter ordinarie ledamot vid frånvaro